اینویس و پکینگ لیست چه تفاوتی با هم دارند و مفهوم پکینگ لیست چیست ؟
تعریف پکینگ لیست چیست ؟ صورت عدل بندی یا همان پکینگ لیست،از اسنادی گلیدی و جدایی ناپدیر در لجستیک و تبادلات تجاری فرامرزی است. این برگه در زبان تخصصی بازرگانان ایرانی معمولا با عنوان لیست عدل بندی شناخته می شود در حالی که در نظام تجارت بین الملل اسامی گوناگونی برای اشاره به ان به کار می رود از جمله :
Shipping list
Delivery list
Delivery docket
Packing slip
Unpacking note
Bill of the parcel
Customer receipt
این برگه فنی وظیفه دارد دورنمای کاملی از اجزای با و چگونگی پکینگ و محافظت از ان را به نمایش بگذارد. سرفصل ها و اطلاعات بنیادینی که درون این گزارش منعکس می گردند شامل موارد زیر است :
- ساز و کار فرمت بسته بندی مرسوله (مثل پالت بندی،کارتن،جعبه و ...)
- امار و شمارش بسته ها (شامل جزئیات ریزتر مثل تفکیک تعداد اقلام در هر جعبه ، و میزان جعبه های چیده شده درون هر پالت یا صندوق محکم چوبی )
- سایز هندسی و اندازه گیری دقیق ابعاد هر کارتن/جعبه
- شاخص های وزنی کالا(محاسبه و تفکیک وزن خالص کالا قبل از کارتن بندی،و وزن نهایی محموله با لفاف و بسته بندی)
- محل کشور مقصد تخلیه بار
شرایط تجاری و تعهدات تحویل مرسوله بر پایه اینکوترمز نظر FOB,FCA,EXW و... (ثبت این گزینه ها در پکینگ لیست جنبه تکمیلی دارد، چرا که معمولا جایگاه قانونی آن در فاکتور تجاری است)
هدف و کاربرد بنیادین پکینگ لیست چیست؟
ماموریت اصلی لیست بسته بندی،شفاف سازی دقیق حجم،تعداد و ماهیت اقلامی است که در دل هر واحد بسته بندی قرار گرفته و قرار است در وسایل نقلیه باری نظیر تریلی،واگن های راه اهن ، شناورهای تجاری یا خطوط هوایی بارگیری شوند.در صورتی که میان فرستنده محموله و متصدی ترابری بر سر اوزان واقعی کالا یا ابعاد فیزیکی آن مغایرت یا اختلافی پیش آید،این صورت عدل بندی است که در قامت یک مدرک قانونی و مرجع قضاوت عمل کرده و صحت ادعای طرفین را به اثبات می رساند.
به بیان دیگر،این سیاهه نه تنها برای فرستنده و دریافت کننده کالا، بلکه برای زنجیره متصدیان لجستیک و ماموران ارزیابی گمرک مدرکی حیاتی و راهگشاست؛ چرا که ثبت روشن مشخصات فنی و فیزیکی در آن،مسیر جابه جایی و بازرسی بار را روان تر، سریع تر و کم چالش تر می کند.
اینویس(فاکتور تجاری) چیست و چه کاربردی دارد؟
صورتحساب بازرگانی یا همان اینویس (Commercial) ، سندی مالی است که آمار دقیق محصولات تحویل شده از سمت فروشنده را همراه با بهای ریالی یا ارزی آن ها به طور رسمی معین می سازد.سرفصل ها و داده های اساسی که ثبت ان ها در این فاکتور الزامی است، شامل موارد زیر است:
- مشخصات ثبتی،عنوان تجاری و نشانی دقیق سازنده یا تامین کننده بار
- نام و نشانی قانونی طرف خریدار و سفارش دهنده اقلام
- ادرس مقصد فیزیکی که محموله تجاری باید در ان محل تحویل گردد.
- کشور مبدا کالا(سرزمینی که فرایند ساخت،فرآوری یا مونتاژ نهایی جنس در آن صورت گرفته است.
- شمارش و تفکیک عددی هر قلم محصول به صورت مجزا
- توضیحات فنی شفاف و اجمالی پیرامون ماهیت کالا(این شرح به بازرسان گمرکی کمک می کند تا به سرعت دریابند محموله دقیقا چیست، از چه متریال و موادی ساخته شده و چه کاربرد یا عملکردی دارد)
- بهای واحد و قیمت معین هر محصول در مرسوله (این نرخ گذاری بایستی هم به واحد پولی دلار ایالات منحده و هم بر اساس ارز رسمی کشور فروشنده با ارز مندرج در قرار داد بازرگانی ثبت گردد)
یک ضابطه قانونی : تمامی کالاهای موجود در محموله باید دارای قیمتی واقعی و مشخص باشند؛بنابراین درج قیمت صفر یا رایگان نشان دادن اقلام به قصد فرار از پرداخت های مالیاتی یا عوارض،نقض مقررات بوده و پذیرفته نیست.
بیاد داشته باشید که فاکتورهای تجاری(اینویس). صورت عدل بندی(پکینگ لیست)دو کارکرد متمایز از یکدیگر دارند و هیچ گاه نمی توان یکی را معادل دیگری دانست یا جابجای هم به کار گرفت.
علاوره بر این ، معنای محاسبه حقوق ورودی،تعرفه ها، سود بازرگانی،عوارض گمرکی و در پاره ای از موارد هزینه های مربوط به تشریفات خروج در مبدا،دقیقا همان ارزش اظهار شده در اینویس است؛از این رو،این برگه نقشی فوق العاده حساس و تاثیر گذار در ترخیص و امور مالیاتی محموله ایفا می کند.
مسئولیت صدور و ارائه لیست بسته بندی بر عهده کیست؟
تهیه و تنظیم صورت عدل بندی بر غهده فروشنده یا ارسال کننده کالا(Shipper) است تا از این طریق ، آماری شفاف و عاری از خطا از محتویات با ارائه گردد. پس از انکه فرایند بسته بندی اجناس در انبار مبدا به پایان رسید و کالا آماده نهایی سازی حمل شد،برگه پکینگ لیست صادر شده و همراه محموله برای خریدار فرستاده می شود.
البته الزام حتمی وجود ندارد که این مدرک فقط به صورت نسخه فیزیکی و کاغذی روی جعبه ها الصاق گردد؛ بلکه صادر کننده می تواند فایل الکترونیکی ان را در فرمت PDF از طریق پست الکترونیک(ایمیل) برای وارد گننده ارسال نماید.
آیا همراه داشتن پکینگ لیست برای هر محموله ای الزامی است؟
در فضای بازرگانی نوین،هدایت فرآیندها بدون اتکا به صورت عدل بندی عملا ناممکن است.طبیعی است که هدف شما تحویل دقیق همان اقلام سفارش گذاری شده به خریدار است؛ از این رو مطمئن ترین راهکار برای تحقق این هدف و جلوگیری از کسری یا اشتباه،ضمیمه کردن همین لیست بسته بندی خواهد بود.
با اینکه از منظر برخی ضوابط خشک اداری ممکن است بار بدون این برگه هم مسیر خود را طی کند، اما همراه بودن پکینگ لیست با محموله،به دلایل زیر جریان تبادلات صادرات و واردات را برای صاحب کالا و نهادهای ناظر گمرکی بسیار تسهیل می نماید:
- آمار و ارقام شفافی از تیراژ اقلام در حال جابه جایی ارائه می دهد.
- در نقش یک سند پشتیبان معتبر در کنار بارنامه های داخلی مورد استناد قرار می گیرد.
- داده های پایه ای و ضروری جهت صدور گواهی مبدا (Certificate of origin/CO) را مهیا می سازد.
- به مامور و ارزیاب گمرک یاری می رساند تا در زمان ورود کالا،جزئیات محموله را به دقت در سامانه ها و یانک های اطلاعاتی کشور ثبت و راستی آزمایی کند.
- برای تحویل گیرنده یا سفارش دهنده بار همانند یک چک لیست کاربردی عمل می کند تا هنگام تحویل در انبار، مغایرت گیری و شمارش اثلام را بدون دغدغه انجام دهد.